Datenschutzerklärung

I. Verantwortlicher

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Sie sollen wissen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren Dienstleistern beachtet werden.

1. 1.

   Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist Haus der Wirtschaft Service GmbH, Kapstadtring 10, 22297 Hamburg, Deutschland.

2. 2.

   Bei allgemeinen Fragen erreichen Sie uns unter veranstaltungen@haus-der-wirtschaft.de oder telefonisch unter +49 40 000000-0.

3. 3.

   In Datenschutzfragen wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@haus-der-wirtschaft.de. Für Anregungen und Kommentare zum Thema Datenschutz steht daneben datenschutz@haus-der-wirtschaft.de zur Verfügung.

4. 4.

   Die Nutzung dieser Website ist in weiten Teilen ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Wo wir sie erheben, geschieht das im technisch erforderlichen Umfang und, soweit möglich, auf freiwilliger Basis.

II. Aufruf der Website

1. 1.

   Beim Aufruf einer Seite überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Hosting-Dienstleister, die dort in Server-Protokollen verarbeitet werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Statusmeldung sowie die von Ihrem Browser übermittelte Kennung.

2. 2.

   Diese Verarbeitung ist für den Betrieb der Website technisch erforderlich und dient der Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.

3. 3.

   Wir setzen keine Analyse- oder Werbedienste ein. Es findet keine Reichweitenmessung statt, es werden keine Inhalte Dritter nachgeladen, und es gibt keine Profilbildung.

III. Anfrage und Buchung

Wer über das Portal Räume oder Technik anfragt, gibt Daten an, die wir zur Bearbeitung benötigen.

1. 1.

   Erhoben werden im Anfrageformular:

   • Name der Ansprechpartnerin oder des Ansprechpartners, Organisation, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
   • Angaben zur Veranstaltung: Zeitraum, Titel, Zahl der Teilnehmenden, gewünschte Bestuhlung sowie Ihre Hinweise zu Technik und Catering
   • Rechnungsanschrift und, falls angegeben, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
2. 2.

   Diese Daten verarbeiten wir, um Ihre Anfrage zu beantworten, ein Angebot zu erstellen, die Veranstaltung durchzuführen und abzurechnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), für die Rechnungsstellung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

3. 3.

   Die Angaben sind für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können wir eine Anfrage nicht bearbeiten; eine gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht nicht.

4. 4.

   Nehmen Sie eine Option über die Vorgangsseite verbindlich an, halten wir zusätzlich den Zeitpunkt der Annahme, den dabei angegebenen Namen und die Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest, die zu diesem Zeitpunkt galt. Das ist der Nachweis des Vertragsschlusses. Eine IP-Adresse speichern wir dabei nicht.

5. 5.

   Änderungen an einem Vorgang halten wir mit Zeitpunkt und Urheber fest, damit für beide Seiten nachvollziehbar bleibt, was wann vereinbart wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

IV. Vorgangsseite, Zugriffslink und Kundenkonto

1. 1.

   Zu jedem Vorgang gehört eine Seite, auf der Sie Zeitraum, Positionen und Status einsehen, Ihr Angebot oder Ihre Rechnung als PDF herunterladen und geänderte Angaben melden können. Der Zugang erfolgt über einen zufällig erzeugten Schlüssel, der in der Adresse dieser Seite steht und ausschließlich in unseren E-Mails an Sie enthalten ist. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich.

2. 2.

   Wer diesen Link besitzt, kann die Angaben zum Vorgang einsehen, die genannten Dokumente herunterladen und eine bestehende Option annehmen oder zurückgeben. Bitte geben Sie ihn deshalb nicht weiter und leiten Sie unsere E-Mails nur an Personen weiter, die diese Befugnis haben sollen.

3. 3.

   Alternativ können Sie sich ein Kundenkonto einrichten und dort alle Veranstaltungen Ihrer Organisation gemeinsam einsehen. Das ist freiwillig: Der Weg über den Link aus unserer E-Mail bleibt vollständig erhalten und bietet dieselben Möglichkeiten für den jeweiligen Vorgang.

4. 4.

   Eine Anmeldung ist nur möglich, wenn Ihre E-Mail-Adresse bei uns als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner einer Organisation hinterlegt ist. Wir legen für Sie kein Konto an und Sie können sich nicht selbst registrieren. Beim ersten Mal senden wir Ihnen einen einmaligen Anmeldelink an diese Adresse; anschließend können Sie sich im Konto ein Passwort setzen. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, das von Ihnen gewählte Passwort in verschlüsselter Form und der Zeitpunkt der Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. 5.

   Im Konto sehen Sie die Vorgänge der Organisation, für die Sie als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner eingetragen sind — auch solche, die eine Kollegin oder ein Kollege angefragt hat. Wenn Sie das nicht wünschen, teilen Sie es uns mit; wir nehmen den Eintrag zurück, und der Zugang endet damit.

6. 6.

   Melden Sie uns über die Vorgangsseite oder Ihr Konto eine Änderung — etwa eine geänderte Teilnehmerzahl —, so speichern wir Ihre Nachricht, den von Ihnen angegebenen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt, damit unser Veranstaltungsbüro sie bearbeiten kann. Die geänderten Angaben selbst werden am Vorgang festgehalten (siehe Abschnitt zur Speicherdauer).

7. 7.

   Im Konto können Sie die Rechnungsanschrift Ihrer Organisation ändern, weil sie nach § 14 Abs. 4 UStG auf jede Rechnung gehört. Die Änderung gilt für künftige Rechnungen; bereits gestellte behalten aus handels- und steuerrechtlichen Gründen die Anschrift, unter der sie ausgestellt wurden. Den Namen Ihrer Organisation und wer dort als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner geführt wird, ändern wir auf Ihre Mitteilung hin.

V. E-Mails

1. 1.

   Im Verlauf eines Vorgangs versenden wir Eingangsbestätigungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Stornierungsmitteilungen und — falls eine Rechnung offen bleibt — Zahlungserinnerungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2. 2.

   Für den Versand nutzen wir Resend als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht einschließlich der beigefügten PDF-Dokumente. Soweit dabei Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

3. 3.

   Werbliche E-Mails versenden wir nicht. Einen Newsletter gibt es nicht.

VI. Kontaktformular

1. 1.

   Auf der Kontaktseite können Sie uns eine Nachricht schreiben, die keine Raumanfrage ist. Erhoben werden dabei Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer und der Text Ihrer Nachricht.

2. 2.

   Wir verarbeiten diese Angaben ausschließlich, um Ihr Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen, und — soweit Ihre Nachricht einen Vertrag betrifft — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. 3.

   Die Nachricht wird nicht in unserem Portal gespeichert, sondern als E-Mail an das zuständige Postfach des Hauses zugestellt und dort wie jede andere Zuschrift bearbeitet. Für den Versand gilt Abschnitt V Nummer 2.

4. 4.

   Zum Schutz vor automatisierten Massenzuschriften prüfen wir vor dem Versand ein für Sie unsichtbares Feld, die Zeit zwischen Aufruf und Absenden des Formulars sowie die Zahl der enthaltenen Verweise. Diese Prüfung läuft auf unserem eigenen Server; es wird kein Captcha und kein Dienst eines Dritten eingebunden und keine dieser Angaben gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. 5.

   Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse. Wir löschen Ihre Nachricht dann, soweit sie nicht zur Erfüllung eines Vertrags oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter benötigt wird.

VII. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten geben wir nur an die folgenden Stellen weiter, und nur soweit das zur Erbringung unserer Leistung erforderlich ist.

1. 1.

   Supabase betreibt die Datenbank, den Dateispeicher und die Anmeldung des Portals. Dort liegen sämtliche Vorgangsdaten sowie die erzeugten Rechnungs- und Angebots-PDF. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

2. 2.

   Unser Hosting-Dienstleister betreibt die Server, auf denen die Anwendung läuft. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. 3.

   Resend übernimmt den E-Mail-Versand (siehe Abschnitt V).

4. 4.

   Microsoft 365: Bestätigte Buchungen tragen wir in die Kalender der jeweiligen Raumpostfächer ein, damit die Belegung auch im Hause sichtbar ist. Übertragen werden Titel und Zeitraum der Veranstaltung, Name der Organisation oder der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Zahl der Teilnehmenden, Bestuhlung und Ihre Hinweise an uns.

5. 5.

   Anthropic: Rechnungen unserer Dienstleister, die keinen maschinenlesbaren Datensatz enthalten, können wir zum Auslesen an den KI-Dienst Anthropic übermitteln. Das geschieht nur auf ausdrückliche Auslösung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter und nur für Belege unserer eigenen Lieferanten — Ihre Vorgangsdaten sind davon nicht betroffen. Übermittelt wird die Belegdatei mit den darin enthaltenen Angaben des Rechnungsstellers. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; soweit dabei Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Die Funktion ist nur aktiv, wenn wir sie eingerichtet haben.

6. 6.

   Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung erhalten Rechnungsunterlagen im gesetzlich vorgesehenen Umfang. Bei Zahlungsverzug können Daten an ein Inkassounternehmen oder eine Rechtsanwaltskanzlei weitergegeben werden; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. 7.

   Eine Weitergabe zu anderen Zwecken findet nicht statt. Wir verkaufen keine Daten.

VIII. Anzeigetafeln im Haus

1. 1.

   In den Fluren des Hauses hängen Bildschirme, die zeigen, welche Veranstaltung an diesem Tag in welchem Raum stattfindet. Angezeigt werden Raum, Zeitraum und der Titel der Veranstaltung; je nach Einstellung der einzelnen Tafel zusätzlich der Name der Organisation und die Zahl der Teilnehmenden.

2. 2.

   Diese Anzeige dient der Orientierung Ihrer Gäste und der Dienstleister im Haus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. 3.

   Auf Wunsch zeigen wir Ihre Veranstaltung ohne Titel und ohne Namen als bloße Belegung an. Ein formloser Hinweis an das Veranstaltungsbüro genügt; die Einstellung wird je Vorgang gesetzt.

IX. Speicherdauer

1. 1.

   Rechnungen und die ihnen zugrunde liegenden Vorgangsdaten bewahren wir zehn Jahre auf. Diese Frist ergibt sich aus § 147 AO und § 257 HGB; sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

2. 2.

   Anfragen, die nicht zu einem Vertrag geführt haben, löschen wir spätestens nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Kommunikation.

3. 3.

   Kalendereinträge in den Raumpostfächern entfernen wir, sobald eine Buchung storniert wird; im Übrigen unterliegen sie der Aufbewahrung des jeweiligen Postfachs.

4. 4.

   Server-Protokolle des Hosting-Dienstleisters werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

5. 5.

   Meldungen, die Sie uns über die Vorgangsseite oder Ihr Kundenkonto schicken, gehören zu dem Vorgang, auf den sie sich beziehen, und werden mit ihm gelöscht. Ihr Anmeldekonto besteht, solange Sie bei uns als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner geführt sind; endet der Eintrag, endet der Zugang.

X. Cookies, lokale Speicherung und Inhalte Dritter

1. 1.

   Auf den öffentlichen Seiten setzen wir keine Cookies. Wir verwenden weder Analyse- noch Werbe-Cookies und binden keine Schriften, Karten oder Videos von fremden Servern ungefragt ein; ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.

2. 2.

   Die Liste der Räume und Technik, die Sie für eine Anfrage zusammenstellen, liegt im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit sie beim Blättern zwischen den Seiten erhalten bleibt. Sie wird erst an uns übertragen, wenn Sie die Anfrage absenden, und lässt sich jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

3. 3.

   Im internen Bereich setzen wir drei technisch notwendige Cookies: eines für die Anmeldung, eines, das sich merkt, ob die Navigationsleiste ein- oder ausgeklappt ist, und eines für das gewählte Erscheinungsbild (hell, dunkel oder wie das Gerät). Alle drei sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), enthalten keine personenbezogenen Daten und betreffen die öffentlichen Seiten nicht. Die Anmeldung der Beschäftigten kann über das Microsoft-Konto des Hauses erfolgen; dabei werden dienstliche Zugangsdaten an Microsoft übermittelt. Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Seiten sind davon nicht berührt.

4. 4.

   Wenn Sie ein Kundenkonto nutzen, setzen wir zwei weitere technisch notwendige Cookies: eines für Ihre Anmeldung und eines, das sich merkt, für welche Ihrer Organisationen die Liste gerade angezeigt wird. Beide sind für den Betrieb des Kontos erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ohne Anmeldung werden sie nicht gesetzt; die öffentlichen Seiten und der Weg über den Link aus unserer E-Mail funktionieren vollständig ohne sie.

5. 5.

   Im internen Bereich lässt sich außerdem einstellen, welche Spalten eine Liste zeigt, in welcher Reihenfolge und wie breit. Diese Einstellung liegt im lokalen Speicher des jeweiligen Browsers; wer sie ausdrücklich als eigenen Standard speichert, hinterlegt sie zusätzlich am Benutzerkonto, damit sie an jedem Arbeitsplatz gilt. Sie enthält nur Spaltennamen und Breitenangaben und lässt sich im selben Menü wieder verwerfen.

6. 6.

   Einzelne Inhalte stammen von fremden Anbietern und lassen sich nicht ohne eine Verbindung zu deren Servern anzeigen — etwa eine interaktive Karte. Solche Inhalte laden wir erst, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben. Bis dahin steht an ihrer Stelle ein Platzhalter, der den Anbieter und die übertragenen Daten benennt; es wird keine Verbindung aufgebaut und nichts gespeichert.

7. 7.

   Sie haben dabei zwei Möglichkeiten: „Einmal laden" zeigt den Inhalt für diesen Aufruf und speichert nichts. „Immer laden" merkt die Entscheidung im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit die Rückfrage entfällt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

8. 8.

   Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen — unten in diesem Abschnitt, ohne Angabe von Gründen und mit einem Klick. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; bereits erfolgte Abrufe lassen sich nicht rückgängig machen.

XI. Ihre Rechte

1. 1.

   Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen Format (Art. 20).

2. 2.

   Soweit wir eine Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie ihr aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).

3. 3.

   Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

4. 4.

   Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutzbeauftragter@haus-der-wirtschaft.de. Wir löschen Ihre Daten, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. 5.

   Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

XII. Sicherheit

1. 1.

   Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt durchgehend verschlüsselt (TLS).

2. 2.

   Der Zugang zum internen Bereich ist auf benannte Personen beschränkt. Mitarbeitende, die nur die Arbeitsblätter für den laufenden Tag benötigen, sehen die kaufmännischen Daten nicht.

3. 3.

   Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet — etwa bei der Kommunikation per E-Mail — Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter ist nicht möglich. Bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis empfehlen wir daher den Postweg.

XIII. Werbliche Zusendungen

1. 1.

   Der Nutzung der im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten durch Dritte zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen vor, etwa durch Spam-Mails.

XIV. Änderungen dieser Erklärung

1. 1.

   Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa weil ein Dienstleister wechselt. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; über Neuerungen informieren wir an dieser Stelle.

XV. Bildnachweis

1. 1.

   Shutterstock.com

2. 2.

   „Neugestaltung Empfangsbereich“ — Fotografin: Jasmin Marla Dichant